Una inspección de trabajo por el registro horario no suele empezar con una visita sorpresa. Empieza con una carta, un correo o una llamada en la que te piden los registros de jornada de tu plantilla. A veces de los últimos meses. A veces de los últimos cuatro años.
Y ahí es donde se ve si el sistema funciona, porque la respuesta tiene plazo.
- Los importes exactos por grado, en una tabla.
- Qué conductas se sancionan además de «no tener registro».
- Si la multa es por empresa o por trabajador (y qué hay de los 10.000 €).
- Cómo es una inspección de registro horario, paso a paso.
- Los ocho fallos que se detectan en cinco minutos.
- El coste que casi nadie suma: las reclamaciones de horas extra.
¿Cuánto es la multa por no llevar el registro horario?
El registro de jornada entra en el artículo 7.5 de la LISOS, que califica como infracción grave la transgresión de las normas y los límites en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo.
Las infracciones graves se sancionan en tres grados. Estos son los importes vigentes en 2026:
| Tipo de infracción | Grado mínimo | Grado medio | Grado máximo |
|---|---|---|---|
| Leve | 70 – 150 € | 151 – 370 € | 371 – 750 € |
| Grave (aquí entra el registro horario) | 751 – 1.500 € | 1.501 – 3.750 € | 3.751 – 7.500 € |
| Muy grave | 7.501 – 30.000 € | 30.001 – 120.005 € | 120.006 – 225.018 € |
¿Y qué decide el grado? No es arbitrario. La LISOS fija criterios de graduación, y en la práctica los que más pesan en materia de registro horario son estos:
Traducido: una empresa de cinco personas que no tenía registro pero lo pone en marcha tras el requerimiento no está en el mismo escenario que una de cuarenta a la que ya se le advirtió el año anterior. La primera se mueve por la parte baja de la horquilla; la segunda, por la alta.
No solo se sanciona «no tener registro»
Este es el punto que más sorprende a las empresas que sí fichan. Tener un sistema no es lo mismo que cumplir. Estas son las situaciones que en la práctica acaban en acta:
¿La multa es por empresa o por trabajador?
Aquí conviene separar el derecho vigente de lo que se ha anunciado, porque circula mucha confusión.
- Hoy la infracción del artículo 7.5 se sanciona con una única multa de 751 a 7.500 € por su grado.
- El número de trabajadores afectados sirve para graduar esa multa: más plantilla afectada, grado más alto.
- Pueden concurrir varias infracciones distintas en la misma actuación (jornada, tiempo parcial, Seguridad Social, obstrucción), y cada una tiene su sanción.
- Que ya exista una multa automática de 10.000 € por cada trabajador: esa cifra es una propuesta planteada durante la tramitación del real decreto de registro digital y no está en vigor.
- Que la sanción se multiplique por plantilla de forma automática.
Dicho de otro modo: el titular de los 10.000 € por trabajador pertenece al futuro hipotético; los 7.500 € del grado máximo pertenecen al presente. Si quieres el detalle del decreto que está pendiente y de lo que exigirá, lo tienes en el artículo sobre el fichaje digital obligatorio y el estado del real decreto.
Cómo es una inspección de registro horario, paso a paso
Saber cómo funciona el procedimiento quita bastante dramatismo y ayuda a preparar lo que importa:
- Llega el requerimiento de documentaciónPor carta, sede electrónica o en una visita. Te piden los registros de jornada de un periodo y de unas personas concretas, y suelen acompañarlo de horarios, contratos, nóminas y calendario laboral.
- Tienes un plazo, y es cortoSe fija en el propio requerimiento y se cuenta en días, no en semanas. Es el momento en el que se descubre si los registros están localizables o repartidos en cinco sitios.
- Se cruzan los datosEl registro se compara con el horario pactado, con el contrato, con las nóminas y con lo que cuenten las personas trabajadoras. Las incoherencias son lo que dispara la actuación.
- Puede haber entrevistasLa Inspección puede hablar con la plantilla. Si lo que cuentan no cuadra con el registro, el registro pierde valor probatorio.
- Requerimiento de subsanación o acta de infracciónSi el incumplimiento es formal y se puede corregir, es habitual un requerimiento para subsanar. Si no se atiende, o el incumplimiento es de fondo, se levanta acta con propuesta de sanción.
- Alegaciones y resoluciónSe puede alegar antes de la resolución. Reaccionar rápido y acreditar que se ha corregido influye en el grado de la sanción.
Los ocho fallos que se detectan en cinco minutos
Si mañana te pidieran los registros, estos son los puntos en los que se fija primero cualquiera que sepa mirar. Marca los que tengas resueltos:
El coste que casi nadie suma: las reclamaciones de horas extra
Centrarse en la multa es quedarse corto. El registro de jornada se creó, entre otras cosas, para resolver un problema probatorio: cuando alguien reclama horas extra no pagadas, el registro es la prueba principal.
Si la empresa no tiene registro, o el que tiene no es fiable, se queda sin la herramienta con la que defenderse. Y la versión que queda encima de la mesa es la del trabajador.
A eso se suma lo que no aparece en ninguna tabla: el tiempo de dirección dedicado a reconstruir meses de jornada, el coste de la asesoría y el efecto interno de una discusión sobre horas que nadie puede demostrar.
El registro horario no es solo una obligación. Es la única prueba que tienes de la jornada que se ha trabajado de verdad.
Cómo dejar el registro a prueba de inspección
No hace falta un proyecto. Hacen falta cuatro decisiones y que se cumplan solas:
Las cuatro son funciones, no buenas intenciones. En Playoff Time cada persona ficha desde su propio registro horario, el responsable ve las incidencias de su equipo en la vista de trabajadores, los horarios laborales definen qué se espera de cada jornada y las ausencias explican los días en blanco sin que nadie tenga que acordarse.
- Fichaje personal desde móvil o navegador
- Cierre automático de jornadas y avisos por exceso
- Trazabilidad de las correcciones
- Histórico completo, exportable en PDF y Excel
- Desde 9,95 € al mes, por tramos de plantilla
Preguntas frecuentes sobre las sanciones del registro horario
¿Cuál es la multa por no llevar el registro horario en 2026?
¿La sanción se aplica por cada trabajador?
¿Qué documentación pide la Inspección de Trabajo sobre el control horario?
¿Qué pasa si no entrego los registros a la Inspección?
¿Me pueden sancionar si tengo registro pero está mal hecho?
¿El registro horario en Excel puede ser sancionado?
Si me requieren y lo corrijo, ¿me libro de la multa?
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros de jornada?
La multa es evitable. El descontrol, no
Casi ninguna empresa que acaba con un acta por el registro horario quería incumplir. Lo que tenía era un sistema que dependía de que alguien se acordara: de apuntar, de corregir, de guardar el archivo, de entregar el resumen.
Cuando el registro deja de depender de la memoria de una persona, las sanciones dejan de ser un riesgo relevante. Y, casi sin buscarlo, aparece el beneficio que de verdad se nota: saber qué jornada ha hecho tu equipo sin tener que reconstruirla.
Información actualizada a septiembre de 2026 con los importes del artículo 40.1 de la LISOS. Este artículo tiene finalidad informativa y no constituye asesoramiento jurídico; ante una actuación inspectora concreta, consulta con tu asesoría laboral.
