Si has buscado «fichaje digital obligatorio» últimamente, habrás visto de todo: webs que anuncian que ya está en vigor, otras que dan por hecho que fue obligatorio en enero y bastantes que ponen una cuenta atrás en portada.
Vamos a ser claros desde la primera línea, porque a la hora de tomar decisiones en una empresa conviene saber exactamente en qué punto estamos.
Es decir: la obligación existe, lo que está pendiente es la forma. Y esa diferencia tiene consecuencias muy prácticas, porque marca qué te pueden exigir hoy en una inspección y qué conviene tener preparado para cuando el decreto salga.
- Qué es obligatorio hoy y qué está pendiente de publicarse.
- La cronología completa de la reforma, sin cuentas atrás inventadas.
- Los siete requisitos que plantea el borrador del real decreto.
- Los bulos que circulan (incluido el de las multas de 10.000 € por trabajador).
- Un autodiagnóstico de dos minutos para saber si tu sistema actual aguantaría.
Qué es obligatorio hoy: el registro de jornada de 2019
La obligación vigente nace del Real Decreto-ley 8/2019, que añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Desde el 12 de mayo de 2019, toda empresa debe garantizar el registro diario de jornada de sus trabajadores, con el horario concreto de inicio y de finalización de cada jornada.
Ese registro debe conservarse cuatro años y mantenerse a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Y aplica con independencia del tamaño de la empresa: una pyme de cuatro personas está igual de obligada que una de cuatrocientas.
Lo que la norma de 2019 no hace es imponer una tecnología. Por eso hoy siguen siendo válidos sistemas muy distintos, siempre que sean fiables y permitan cumplir con lo anterior:
- Registro diario de inicio y fin de jornada (art. 34.9 ET)
- Conservación de los registros durante cuatro años
- Acceso de trabajadores, representantes e Inspección
- Registro de horas extraordinarias y del tiempo parcial (art. 12.4 y 35.5 ET)
- Obligación de que el registro sea digital y no manipulable
- Acceso remoto e inmediato de la Inspección
- Fichaje personal con verificación de identidad
- Nuevo régimen sancionador específico
Cronología: por qué llevamos dos años oyendo hablar del fichaje digital
La confusión no es casual. La reforma ha cambiado de vehículo varias veces, y cada giro generó su propia oleada de titulares. Esta es la secuencia real:
- Mayo de 2019 · entra en vigor el registro de jornadaEl RDL 8/2019 obliga a registrar la jornada de todos los trabajadores. Sin exigir formato digital.
- Diciembre de 2024 · el registro digital viaja dentro de la reducción de jornadaEl Ministerio de Trabajo mete el registro horario digital en el proyecto de ley de reducción de jornada a 37,5 horas. Los dos temas quedan atados.
- 10 de septiembre de 2025 · el Congreso tumba el proyectoProsperan las enmiendas a la totalidad y el texto se devuelve al Gobierno. La reducción de jornada se cae… y el registro digital, con ella.
- 30 de septiembre de 2025 · se separan los dos temasEl Consejo de Ministros aprueba tramitar por vía urgente un real decreto independiente solo para el registro horario digital. Ya no depende de las 37,5 horas.
- Primer semestre de 2026 · tramitación con dictamen desfavorableEl texto pasa por informes y consultas y recibe un dictamen desfavorable, lo que obliga a revisarlo.
- Julio de 2026 · acuerdo entre ministeriosTrabajo y Economía cierran un acuerdo sobre el texto y se anuncia que en septiembre se retoma la tramitación.
- Septiembre de 2026 · anunciado como «inminente», aún sin BOEEl Ministerio habla de aprobación inmediata, pero el texto no ha llegado al Consejo de Ministros ni se ha publicado. A 22 de septiembre de 2026 sigue sin fecha oficial.
Conclusión práctica: cada vez que alguien ha anunciado una fecha de entrada en vigor en los últimos dos años, la fecha se ha movido. Por eso este artículo no lleva cuenta atrás.
La pregunta útil no es «¿cuándo sale?», sino «¿qué tendría que cambiar en mi empresa el día que salga?».
Qué exigirá el nuevo registro horario digital
El borrador del real decreto ha circulado lo suficiente como para saber por dónde va. Estos son los siete puntos que más afectan a una pyme. Al ser un texto en tramitación, la redacción final puede cambiar, pero el rumbo es bastante claro:
Si lees los siete puntos juntos, el mensaje es bastante evidente: el decreto no busca que registres más cosas, busca que el registro sea verificable por un tercero sin depender de tu buena fe. Y eso es exactamente lo que un papel o una hoja de cálculo no pueden garantizar.
Cuatro cosas que has leído por ahí y no son ciertas
El vacío entre el anuncio y la publicación se ha llenado de contenido de urgencia. Estos son los cuatro malentendidos más repetidos:
- Registrar la jornada de todos tus trabajadores es obligatorio desde 2019.
- Los registros hay que conservarlos cuatro años y enseñarlos si te los piden.
- Existe un real decreto en tramitación que obligará al registro digital.
- Cuando se publique, habrá que cambiar de sistema si usas papel o Excel.
- «El fichaje digital ya es obligatorio desde 2026»: no, no se ha publicado en el BOE.
- «Las multas ya son de 10.000 € por trabajador»: es una propuesta, no derecho vigente.
- «Entra en vigor el día siguiente de publicarse»: lo habitual son 20 días, y se ha hablado de plazos de adaptación de 6 meses a 1 año para pymes.
- «Va unido a la jornada de 37,5 horas»: se separaron en septiembre de 2025 y la reducción de jornada sigue sin aprobarse.
El bulo de la multa de 10.000 € por trabajador
Merece párrafo propio porque es el que más se ha repetido. El Ministerio planteó elevar las sanciones y aplicarlas por cada trabajador afectado, con importes de hasta 10.000 €. Es una propuesta que ha encontrado obstáculos jurídicos y que no está en vigor.
Hoy, el incumplimiento del registro de jornada es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con la horquilla de siempre: de 751 a 7.500 € según el grado. Si quieres los importes exactos, los grados y qué se revisa en una visita, lo desglosamos en el artículo sobre sanciones por no llevar el registro horario.
¿Cuánto margen tendrás cuando se publique?
Aquí conviene no hacerse ilusiones ni asustarse. El esquema previsible es este:
Ese último dato es el que casi nadie menciona y el que más trabajo genera. Cambiar de sistema no borra la obligación sobre lo anterior: los registros de los cuatro años previos siguen teniendo que estar localizables. Si ahora viven en carpetas con hojas de cálculo por meses, ese archivo es parte de la migración.
Autodiagnóstico: ¿tu sistema actual aguantaría el nuevo decreto?
Marca lo que ya puedes hacer hoy, sin cambiar nada:
Qué hacer ahora, sin esperar al BOE
Adelantarse a una norma que no está publicada no significa comprar a ciegas. Significa dejar de depender de un sistema que sabes que se va a quedar fuera. Cinco movimientos que tienen sentido hagan lo que hagan en Madrid:
- Comprueba qué registras de verdadNo lo que crees que registras: abre el sistema y mira un mes cualquiera. ¿Hay días vacíos? ¿Pausas sin registrar? ¿Horas redondeadas a las 9:00 en punto para todo el equipo?
- Ordena el histórico de los cuatro añosSi está repartido en carpetas, hojas por mes y correos, agrúpalo ahora. Es la parte que no se puede improvisar cuando llega un requerimiento.
- Pasa el fichaje al propio trabajadorEs el cambio cultural que más tarda y el que el decreto da por hecho. Cuanto antes cada persona fiche desde su móvil o su navegador, menos prisas después. Así funciona el registro horario del trabajador en Playoff Time.
- Define el circuito de incidencias¿Quién corrige un olvido? ¿Con qué justificación? ¿Queda registrado? Esto es exactamente la trazabilidad que pide el borrador, y se resuelve con un procedimiento, no con tecnología. Puedes verlo en la vista de responsable.
- Revisa tu convenio y tus horariosTurnos, jornada partida, tiempo parcial y teletrabajo son las situaciones donde el registro falla. Tener los horarios laborales bien definidos hace que el registro cuadre solo.
- Fichaje personal desde móvil o navegador
- Pausas, horarios fijos, flexibles y rotativos
- Historial de correcciones con quién y cuándo
- Exportación por trabajador y por fechas
- Desde 9,95 € al mes, por tramos de plantilla
Preguntas frecuentes sobre el fichaje digital obligatorio
¿El fichaje digital es obligatorio en 2026?
¿Puedo seguir usando papel o Excel para el registro horario?
¿Cuándo entra en vigor el real decreto de registro horario digital?
¿Las multas serán de 10.000 € por trabajador?
¿El registro horario digital tiene algo que ver con la jornada de 37,5 horas?
¿Tendré que cambiar de programa cuando salga el decreto?
¿Qué pasa con los registros que ya tengo guardados?
Ni cuenta atrás ni esperar sentado
El fichaje digital obligatorio llegará. No ha llegado. Y entre esas dos frases hay una decisión bastante razonable: dejar de sostener el registro de jornada con herramientas que ya sabes que se van a quedar fuera, sin hacerlo con el cronómetro de nadie encima.
Si hoy cada persona de tu equipo ficha por sí misma, las pausas quedan registradas, las correcciones dejan rastro y puedes sacar cualquier mes de los últimos cuatro años en dos clics, el día que se publique el decreto será una noticia, no un problema.
Actualizado el 22 de septiembre de 2026 con el estado de tramitación del real decreto de registro horario digital. Este artículo tiene finalidad informativa y no constituye asesoramiento jurídico; ante un caso concreto, consulta tu convenio colectivo y a tu asesoría laboral.
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