Si has llegado aquí buscando una plantilla de control horario, lo más probable es que quieras dos cosas: cumplir con el registro de jornada y no montar un proyecto para conseguirlo.
Aquí tienes la plantilla, sin dejar el correo ni rellenar nada. Y debajo, lo que casi ninguna descarga te explica: qué tiene que contener para que el registro sea válido, cómo rellenarla sin meter la pata y en qué momento exacto una hoja de cálculo deja de servirte.
Descarga gratuitaPlantilla de registro horario
Dos formatos, el mismo contenido: la hoja de cálculo con las horas ya calculadas y la versión imprimible para firmar a mano. Incluyen el registro diario de jornada, el resumen mensual obligatorio en tiempo parcial y las instrucciones.
En este artículo- Qué campos hacen que un registro de jornada sea válido.
- Cómo rellenar la plantilla paso a paso, incluidas las pausas.
- Si hay que firmarla y cuánto tiempo guardarla.
- Los seis errores que convierten tu Excel en un problema.
- Cuándo una hoja de cálculo deja de servir (y el decreto que la dejará fuera).
Qué tiene que contener el registro para que sea válido
La exigencia legal es más corta de lo que la gente imagina. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar cada día el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora. Eso es el mínimo.
Ahora bien, un registro con solo dos horas por día se queda corto en cuanto aparece la primera duda. La plantilla incluye estos campos porque son los que después evitan discusiones:
1
Identificación de empresa y trabajador
Nombre y CIF de la empresa, nombre y NIF de la persona, centro de trabajo y mes. Un registro sin saber de quién es no prueba nada.
2
Fecha y día de la semana
Una fila por día natural, no solo por día trabajado. Los días en blanco también dicen algo, siempre que se sepa por qué están en blanco.
3
Hora de entrada y hora de salida
La hora real, no la del horario teórico. Este es el campo que exige la norma y el primero que mira cualquiera que revise el registro.
4
Pausas, con inicio y fin
La norma general exige inicio y fin de jornada, pero registrar las pausas es lo que permite interpretar después la jornada y saber qué tiempo computa.
5
Total de horas del día y del mes
Calculado, no estimado. En la plantilla de Excel se calcula solo a partir de las horas que escribes.
6
Observaciones
La columna que salva el registro: «olvidó fichar la salida, corregido el 25/09», «visita a cliente», «festivo local». Sin ella, un día raro es un día sospechoso.
7
Resumen mensual en tiempo parcial
En los contratos a tiempo parcial hay que totalizar las horas cada mes y entregar copia al trabajador junto al recibo de salarios (art. 12.4 ET). La plantilla trae esa hoja aparte.
Así queda un día cualquiera bien registrado:
Un día bien registradojueves 24/09/2026
Entrada08:02
Pausa13:30–14:00
Salida17:04
Registrado8 h 32 min
El total descuenta la pausa. Cómo computa cada pausa en tu empresa depende del convenio y de lo acordado, así que conviene tenerlo claro antes de empezar a sumar.
Cómo rellenar la plantilla, paso a paso
- Una hoja por persona y por mesDuplica la hoja «Registro de jornada» tantas veces como trabajadores tengas. Mezclar a varias personas en la misma hoja parece práctico hasta que hay que entregar el registro de una sola.
- Rellena la cabecera antes de empezar el mesEmpresa, CIF, trabajador, NIF, centro, mes y horario pactado. Hacerlo el día 1 cuesta un minuto; reconstruirlo en enero, una tarde.
- Escribe las horas en formato hh:mm08:30, no 8,5 ni «8 y media». La columna de horas está preparada para calcular con horas reales, y cualquier otro formato rompe la fórmula.
- Anota las pausas de verdadSi la pausa fue de 13:30 a 14:12, pon 14:12. Un registro donde todas las pausas duran exactamente 30 minutos llama la atención tanto como uno donde todas las jornadas empiezan a las 9:00 clavadas.
- Explica los días en blancoVacaciones, permiso, baja, festivo o día no laborable. Un hueco sin explicación es lo primero que se pregunta en una revisión.
- Corrige anotando, nunca borrandoSi hay que cambiar una hora, escríbelo en Observaciones con la fecha de la corrección. En papel, se tacha con una línea y se firma al lado; nunca se usa típex.
- Cierra el mes, firma y archivaRevisa el total, imprime o guarda el PDF, fírmalo y archívalo en la carpeta del año. Y si hay contratos a tiempo parcial, entrega el resumen mensual con la nómina.
¿Hay que firmar el registro horario? ¿Y cuánto hay que guardarlo?
Dos preguntas que salen siempre, con respuestas distintas:
Firmar, no. Guardar cuatro años, sí.
La norma no exige la firma del registro diario de jornada. Pero en un sistema en papel o en Excel, la firma mensual del trabajador es prácticamente la única forma de acreditar que está conforme con lo registrado. Lo que sí es obligatorio es conservar los registros cuatro años a disposición de la persona trabajadora, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
Y una excepción importante: en los contratos a tiempo parcial sí hay obligación de totalizar las horas mensualmente y entregar copia al trabajador junto al recibo de salarios, conservando los resúmenes cuatro años.
4 años
Conservación obligatoria de los registros de jornada
3
Quién puede pedírtelos: la persona trabajadora, sus representantes y la Inspección
48
Hojas al año si tienes 4 trabajadores: una por persona y mes, más los resúmenes
★
Dónde guardarla importa tanto como rellenarla
Cuatro años son muchos cambios de ordenador. Guarda la carpeta en la nube, con una subcarpeta por año y un archivo por persona y mes, y haz una copia en PDF al cerrar cada mes: el PDF no se edita por accidente y es lo que entregarías en un requerimiento.
Los seis errores que convierten tu Excel en un problema
La plantilla no falla. Falla lo que pasa alrededor de ella. Estos son los seis clásicos:
1
Las jornadas son todas idénticas
De 9:00 a 18:00, clavadas, treinta días seguidos, incluido el día que hubo una reunión hasta las siete y el que alguien salió antes al médico.
Un registro que copia el horario teórico no refleja la jornada realizada, que es exactamente lo que la norma pide registrar.
2
La rellena una sola persona al final de la semana
El encargado o la persona de administración reconstruye las horas de todo el equipo el viernes por la tarde.
Es cómodo y es el punto más débil de todo el sistema: nadie puede acreditar que esas horas son las que se trabajaron.
3
Aparecen cuatro versiones del mismo archivo
El problema no es guardar copias, es no saber cuál vale:
REGISTRO HORARIO SEPTIEMBRE.xlsx
REGISTRO HORARIO SEPTIEMBRE_v2.xlsx
registro horario septiembre FINAL.xlsx
Copia de REGISTRO HORARIO SEPTIEMBRE FINAL (1).xlsx
4
Se pierde el histórico al cambiar de ordenador
El archivo vivía en el portátil de quien llevaba las nóminas, y esa persona ya no está. La obligación de conservar cuatro años sigue siendo de la empresa.
5
No queda rastro de las correcciones
Alguien cambia un 08:45 por un 08:30 y la celda se sobrescribe sin más. No hay forma de saber qué había antes, quién lo cambió ni por qué. Este es el punto que no tiene arreglo dentro de una hoja de cálculo.
6
El resumen mensual de tiempo parcial no se entrega
Se rellena el registro diario pero no se totaliza el mes ni se entrega copia con la nómina. Es una obligación específica del artículo 12.4 del Estatuto y se incumple constantemente.
Si te reconoces en tres o más, no tienes un problema de plantilla: tienes un problema de sistema. Lo que puede costarte está en el artículo sobre las sanciones por no llevar el registro horario.
Cuándo una hoja de cálculo deja de servirte
Seamos justos con Excel: para una empresa de dos o tres personas, con el mismo horario y sin teletrabajo, una plantilla bien llevada cumple hoy perfectamente. El problema no es legal, es de escala.
Hay tres momentos en los que deja de funcionar:
Momento 1
Cuando el equipo pasa de cinco personas
Cinco hojas al mes son 60 al año. Y cada mes hay que abrirlas, revisarlas, perseguir a quien no la rellenó y cuadrar los totales. El tiempo que cuesta mantenerla supera al que ahorra.
Momento 2
Cuando aparecen excepciones
Teletrabajo, turnos, jornada partida, tiempo parcial, personas que van a casa de clientes. Cada excepción añade una columna, una nota o una hoja aparte, y el archivo se convierte en un pequeño programa hecho a mano.
Momento 3
Cuando alguien discute un registro
Una reclamación de horas extra, una inspección o simplemente un desacuerdo. Ahí se ve que un Excel no puede demostrar quién escribió qué ni cuándo. Es su límite estructural, no un defecto de tu plantilla.
Y además, está el real decreto pendienteExcel se queda fuera cuando se publique
Hoy, con la norma vigente- Excel y papel son válidos si el registro es fiable
- Se exige inicio y fin de jornada y cuatro años de conservación
- No se impone ninguna tecnología concreta
Con el decreto en tramitación- Registro digital y no manipulable
- Fichaje personal con verificación de identidad
- Trazabilidad de todas las correcciones
- Acceso remoto e inmediato de la Inspección
Esos cuatro puntos de la derecha son justamente los que una hoja de cálculo no puede cumplir. El decreto no está publicado y no hay fecha, pero el rumbo está claro: te lo contamos con detalle en el artículo sobre el fichaje digital obligatorio.
Descarga la plantilla y úsala. Pero no construyas encima de ella un sistema que sabes que vas a tener que desmontar.
Plantilla o programa: cómo decidir sin complicarte
Sois hasta 3 personas, mismo horario, sin teletrabajo
→
La plantilla cumple. Descárgala y archiva bien
Tenéis turnos, teletrabajo o jornadas distintas
→
La plantilla se te va a quedar corta en semanas
Alguien dedica horas al mes a perseguir y cuadrar registros
→
Ese tiempo cuesta más que el software
Necesitáis poder demostrar quién corrigió qué
→
Solo lo resuelve un sistema con trazabilidad
Queréis vacaciones, ausencias y horarios en el mismo sitio
→
Es justo lo que una hoja de cálculo no hace
Si estás en alguno de los cuatro últimos casos, lo que necesitas no es una plantilla mejor. En Playoff Time cada persona ficha desde su propio registro horario, el responsable revisa las incidencias de su equipo, los horarios definen qué se espera de cada jornada y las ausencias explican los días en blanco. Y la exportación a Excel sigue ahí para cuando la necesites.
Preguntas frecuentes sobre la plantilla de registro horario
¿Es legal llevar el control horario en Excel?
Con la normativa vigente en septiembre de 2026, sí. El Estatuto de los Trabajadores no impone una tecnología concreta: exige un registro diario fiable con el inicio y el fin de la jornada, conservado cuatro años y accesible para la persona trabajadora, sus representantes y la Inspección. El real decreto de registro horario digital, pendiente de publicación, previsiblemente cambiará esto.
¿Qué debe incluir una plantilla de registro de jornada?
Como mínimo, la identificación de la empresa y de la persona trabajadora, la fecha, la hora de inicio y la hora de finalización de cada jornada. Conviene añadir las pausas con su inicio y fin, el total de horas, una columna de observaciones y, en contratos a tiempo parcial, el resumen mensual de horas.
¿Hay que firmar el registro horario?
La norma no exige la firma del registro diario. En sistemas en papel o en hoja de cálculo, la firma mensual del trabajador es muy recomendable porque es prácticamente la única forma de acreditar su conformidad con lo registrado. En los contratos a tiempo parcial sí hay que entregar copia del resumen mensual junto al recibo de salarios.
¿Cuántos años hay que guardar el registro horario?
Cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. La obligación se mantiene aunque la empresa cambie de sistema durante ese periodo.
¿Hay que registrar las pausas en la plantilla?
La obligación general es registrar el inicio y el fin de la jornada. Registrar también las pausas es muy recomendable porque permite interpretar la jornada después y saber qué tiempo computa como trabajo efectivo, algo que depende del convenio y de lo acordado en la empresa.
¿Puedo usar la misma hoja para todos los trabajadores?
Es preferible una hoja por persona y mes. Si hay que entregar el registro de un solo trabajador, en una actuación inspectora o a petición suya, una hoja compartida obliga a recortar datos de terceros y complica bastante la entrega.
¿La plantilla sirve para el teletrabajo?
Sirve para anotar la jornada, pero no resuelve el problema de fondo: en teletrabajo nadie puede verificar cuándo se rellenó la hoja. Para equipos híbridos tiene mucho más sentido un sistema en el que cada persona fiche desde su móvil o su navegador en el momento.
¿La descarga es gratuita? ¿Tengo que registrarme?
Es gratuita y directa, sin formulario ni correo. Puedes usar la plantilla en tu empresa sin ninguna contrapartida.
Descárgala, úsala y ten claro cuándo cambiar
Una plantilla de registro horario bien hecha resuelve el problema de muchas empresas pequeñas, y por eso la tienes aquí sin condiciones. Rellénala cada día, explica los huecos, cierra el mes y archívala cuatro años.
Y ten localizado el momento en que deje de servirte: cuando entre gente nueva, cuando aparezcan horarios distintos o cuando alguien discuta un registro. Ese día no necesitarás una plantilla mejor, necesitarás que fichar deje de depender de que alguien se acuerde.
Cuando la plantilla se te quede pequeña
Playoff Time es control horario y gestión laboral para pymes: fichajes, pausas, horarios, ausencias, documentos e informes en el mismo sitio. Alta el mismo día y sin permanencia.
Prueba de 7 días con acceso completo, sin tarjeta.
Prueba Playoff Time gratis →Plantilla y artículo actualizados en septiembre de 2026. Documento informativo que no constituye asesoramiento jurídico: revisa tu convenio colectivo, que puede exigir más que la norma general, y consulta con tu asesoría laboral ante un caso concreto.
